B2B 영업 관리에 효율적인 세일즈 허브(Sales Hub)의 모든 것

B2B 영업 관리를 왜, 허브스팟 세일즈 허브로 구현해야 할까?

B2B 영업 프로세스를 CRM에 집어넣는다는 것은 조직의 목표와 비즈니스 구성에 따라 다양한 방법으로 진행될 수 있습니다. 하지만, 어떤 경우에서든, 성공적인 CRM 구축을 위해 가장 중요 것은 허브스팟 CRM이 설계되는 방식을 이해하는 것입니다.

HubSpot을 활용해 세일즈 프로세스를 구축하게 된다면, 얻을 수 있는 효과는 그림으로 설명을 대체하도록 하겠습니다. 실제 구축한 HubSpot으로의 세일즈 프로세스 이관 사례 중, 업무 프로세스에서의 개선이 확연히 좋아진 경우입니다.

B2B영업 관리에 효율적인 세일즈 허브(Sales hub)의 모든 것
B2B영업 관리에 효율적인 세일즈 허브(Sales hub)의 모든 것

이런 식의 세일즈 업무 개선 사례를 만들기 위한 구축에 앞서 가장 먼저 알아야 할 개념이 허브스팟의 Object, Record, Property 등입니다. 이 중, Sales 챕터에서는 Deal(거래), Deal Stage(거래 단계), Pipeline(파이프라인)에 대해 자세히 알아보겠습니다.

Deal

다양한 마케팅 활동을 거친 후에 리드(Lead, 잠재고객)가 수익 창출 가능성이 있는 기회로 판단된다면, 이제는 잠시 잠재고객의 상황을 추적하는 것을 멈추고, 이 리드를 바탕으로 Deal을 만들어야 합니다.

Deal은 ‘거래’라는 뜻으로, Marketing Contact, Lead 등이 ‘사람’으로서의 잠재고객을 나타낸다면, Deal은 그 ‘사람’이 진행하는 거래를 의미합니다. Contact에서는 이메일, 전화번호, 직장 등 그 사람에 대한 정보를 확인했듯이, Deal에서는 거래에 대한 정보를 Property에 담습니다.

기본적으로 Default Property라고 하는 Property들은 이미 HubSpot에 생성되어 있어서 주로 사용하게 됩니다. 이미 만들어진 Property를 사용해야 하는 경우와 자주 만드는 Property는 다음과 같습니다.

[ Top 3 많이 사용하는 Default Property ]Deal Name : 거래명Amount : 거래 금액Deal Owner : 거래 담당자
[ Top 3 많이 생성하는 Property ]거래 제품 또는 서비스거래 실패 원인 : Deal 실패 단계에서 사용합니다업종 : ‘Industry’라는 Default Property가 있지만 HubSpot을 사용하는 비즈니스에 적합한 업종 구분을 별도로 생성하는 경우가 많습니다
Deal 상세 View에서 확인할 수 있는 Property 영역
Deal 상세 View에서 확인할 수 있는 Property 영역

Stage와 Pipeline

거래에 대한 정보 중에 반드시 포함되어야 하는 것이 있습니다. 그것은 Stage(스테이지)와 Pipeline(파이프라인)입니다. Stage는 거래가 현재 어떤 ‘단계’에 있는지를 나타내는 곳입니다. 모든 거래는 세일즈 프로세스에 따라 진행됩니다. 예를 들면, 일반적인 거래 진행 과정은 다음과 같습니다.

1. 구매 문의 수신
2. 미팅
3. 견적서 전달
4. 계약서 전달
5. 계약 성사
6. 계약 실패

조금 더 자세히 풀어보면 아래와 같아집니다.

1.확인
잠재고객은 우리의 제품이나 서비스에 대해 알아보기 위해 사이트를 방문합니다. 모든 방문자를 식별할 수는 없지만, 정보 탐색 과정에서 고객이 정보를 제출하면, 잠재고객은 ‘식별 고객’이 됩니다.

2.연결
잠재고객은 뉴스레터, 웨비나 콘텐츠, 블로그 등을 통해 정보를 얻기 위해 어떤 방식으로든 정보를 제출합니다. 그러면 세일즈 담당자는 해당 정보를 바탕으로 메일을 보내거나 전화를 걸어 잠재고객과 소통합니다.

3.탐색
영업 담당자는 잠재고객에게 도움이 될 수 있는 방법을 찾습니다. 미팅을 통해 잠재고객의 문제점이나 요구사항을 파악하고, 잠재고객이 사전에 제공한 정보가 있다면, 그것을 활용하거나 우리가 제공할 수 있는 제품과 서비스로 잠재고객의 문제를 해결하기 위한 방안을 고려합니다.

4.도움
실질적인 해결책을 제시하는 단계입니다. 특정 제품이나 서비스로 잠재고객의 문제점을 해결하고 요구사항을 충족시킬 수 있다는 것을 보여주거나 설명합니다. 잠재고객이 그 솔루션에 만족한다면, 제안서, 견적서, 계약서 등을 요청할 수 있습니다.

특수한 경우에는 중간의 단계들을 몇 단계씩 건너뛰고 계약이 성사되기도 합니다. 세일즈 프로세스상으로는 1차 미팅, 2차 미팅을 거쳐, 견적 제안, 견적 확인, 견적 수정, 최종 견적 발송까지 많은 단계를 거치기도 하지만, 1차 미팅 후 바로 견적을 받아들이고 구매에 이르는 경우 등이 있습니다.

여기서 구매 문의를 받은 시점부터 영업이 시작된다고 볼 것인지, 미팅을 잡은 시점부터로 볼 것인지는 회사마다 다른 기준을 적용하시면 됩니다. 그리고 모든 회사는 각기 다른 영업 단계를 가지고 있기 때문에, 각 회사에 맞는 영업 단계를 Stage에 설정하시면 됩니다.

Stage가 ‘영업의 진행 상황’이라면, Pipeline은 Stage를 여러 종류로 구분할 수 있게 해줍니다. HubSpot에서는 Deal을 드래그하여 관리할 수 있는 여러 개의 칸으로 구성된 공간을 Pipeline이라고 합니다. 이 파이프라인은 세일즈 관리자와 담당자들에게 거래가 세일즈 프로세스상 어디에 있는지를 시각적으로 쉽게 확인할 수 있게 해줍니다.

영업 진행 상황을 보기 좋게 구현한 Sales Pipeline 예시
영업 진행 상황을 보기 좋게 구현한 Sales Pipeline 예시

같은 회사라도 판매하는 제품이나 서비스에 따라 영업의 단계가 완전히 다를 수 있습니다. 예를 들어, 제품과 서비스를 모두 판매하는 경우, 제품은 온라인으로 구매하여 바로 결제가 되므로 영업의 단계는 ‘장바구니’부터 시작하여 ‘배송 완료’로 끝날 수 있습니다. 반면, 서비스를 판매하는 경우에는 ‘장바구니’와 ‘배송 완료’라는 단계가 없고, 대신 ‘서비스 제공 완료’와 ‘서비스 평가’ 단계까지가 영업의 단계가 될 수 있습니다.

이렇게 다른 영업의 단계를 각각 다른 Pipeline에서 관리할 수 있습니다. Pipeline은 사용하는 HubSpot의 제품이나 Tier에 따라 다르므로, 사용 중인 제품에서 몇 개의 Pipeline을 만들 수 있는지 확인해야 합니다.

파이프라인을 얼마나 깔끔하고 편리하게 만드느냐에 따라, 더 많은 거래를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

Sales Pipeline 관리 팁

1.평균 세일즈 주기보다 파이프라인에 오래 머무르는 Deal
언제 마지막으로 연락했고, 진행 중인 거래 건의 담당자가 내가 보낸 메일에 첨부된 견적서를 열어보기는 했을지 HubSpot이 없다면 파악하는 것은 불가능에 가깝습니다.

다행히, HubSpot에선 너무나도 간단하게 이러한 Deal 상황을 파악할 수 있습니다. 영업 활동이 멈춘 Deal이 Stage에 계속 머무른다면 이 거래를 진행시킬 것인지, 나중에 다시 확인할 건지, 포기해야 할지 판단이 필요합니다.

보통, Deal과 관련된 전화, 메일에 어떠한 반응도 없다면 보통 해당 Deal은 무한정 대기 상태에 머무르거나 포기됩니다. 하지만 일반적이지 않은 복잡한 법률 검토 과정을 거치는 중이라 시간이 오래 걸리거나, 예산 확보 날짜가 특정되어 있는 식으로 확인된 정보가 공유된다면, 이 Deal은 오랫동안 Stage에 머무르더라도 다른 Deal보다 높은 매출을 발생시키기도 합니다.

2.Deal 포기 전, 마지막 Touch
세일즈를 마무리하는 메일은 보통 ‘아직 검토 중이신가요?’, ‘마지막에 보낸 자료를 확인하셨나요?’, ‘진행 상황이 어떠신가요?’ 와 같은 내용을 담습니다. 그리고 거기에 대한 답변은 3가지입니다.

ⓐ 아직 관심이 있지만, 검토 중입니다.
ⓑ 나중에 검토할게요. (이제 관심이 없습니다.)
ⓒ (무응답)

2번과 3번의 시나리오에서는 해당 Deal을 Deal 실패 단계로 이동시킵니다. 이때의 컨택 포인트는 별도의 List에 분류해 두고, 1년 정도 후나 명절 때 안부 인사 겸 연락하는 식으로 관리하면, 언젠가 새로운 기회가 생길지도 모릅니다.

세일즈를 마무리하는 메일로 적합한 내용은 다음과 같습니다.
– 언제든 돌아왔을 때 도움을 제공할 가능성 제시
– 짧고 간결한 내용
– 새로운 정보/혜택 제공
– CEO가 직접 메일 전송
– 새로운 Follow-up 사이클 시작
– 질문

3.최신 데이터, 정확한 데이터
드물지만, Sales Pipeline 상에서 Stage를 다시 뒤로 미루어야 하는 경우가 있을 수 있습니다. 다음과 같은 경우에 이런 상황이 발생할 수 있습니다.

– 의사 결정권자가 바뀌어서 새로운 의사 결정권자와 함께 다시 Deal을 검토해야 할 경우
– 최종 제출한 견적서가 반려되거나, 논의하던 제품/서비스가 변경되어서 다시 견적서와 계약서 등을 작성해야 하는 경우

그리고, 그 외에도 아래에 해당하는 정보는 수없이 많이 바뀌기도 합니다.
– 매출/매입 등 가격과 관련한 내용 (할인율 등)
– Close 날짜 (거래 성사 날짜)
– Deal Owner (Deal을 진행하는 담당자)

이러한 정보들은 각 담당자들이 실시간으로 정확하게 업데이트해야 데이터가 중복되거나 누락되지 않습니다.

4.주기적인 파이프라인 점검
Deal이 성사되는 것이 항상 순탄하게 진행되는 것은 아닙니다. 가끔은 파이프라인 상의 Deal이 한 단계에 너무 오래 머물거나, 평균적인 세일즈 파이프라인 체류 시간을 크게 초과하면서 거래 진행이 지연되기도 합니다.

이런 경우에는 주기적인 파이프라인 점검을 통해 오래된 Deal이 파이프라인에 남아 있지 않은지, 영업 활동에 아무런 반응이 없었지만, 적절한 조치를 취하지 않아 정체된 Deal은 없는지를 확인해야 합니다.

세일즈 주기에 따라 매주 또는 매월 파이프라인을 정리하면, 항상 거래 성사 가능성이 높은 Deal에 집중할 수 있고, 영업 실무 담당자들은 모든 분야에서 정확성과 효율성을 높일 수 있습니다. 그러면 앞으로의 세일즈 계획을 정확하게 수립하는 데에도 큰 도움이 됩니다.

Forecast

파이프라인 안에서는 세일즈 프로세스가 진행 중인 거래를 확인할 수 있습니다. 하지만 파이프라인 내의 모든 거래가 성사되는 것은 아닙니다. 따라서 세일즈 프로세스에 있는 거래 중 얼마나 많은 거래가 성사될 것인지를 ‘예측’하는 것은 우리가 목표 달성에 얼마나 가까워지고 있는지를 나타내줍니다.

따라서 세일즈 파이프라인과 세일즈 Forecast(포캐스트, 예측)는 다른 개념입니다. 파이프라인에서는 거래가 프로세스상 어디에 있는지, 그리고 그 단계에서 취해야 할 적절한 조치는 무엇인지를 확인합니다. 하지만 Forecast, 예측은 세일즈 담당자와 관리자가 목표에 얼마나 근접해 있으며, 목표 달성을 위해 준비해야 할 것은 무엇인지를 알 수 있게 해줍니다.

Forecasting을 하려면 영업의 단계별로 얼마나 많은 양의 기회가 유지되고 있는지를 파악할 필요가 있습니다. 잠재고객이 실제 고객으로 전환되기까지 일반적으로 각 단계별로 얼마나 많은 시간이 소요되는지 파악합니다.

예를 들어 평균적으로 하나의 거래가 파이프라인에 머무르는 시간이 2주 정도라고 가정해 봅시다. 실제로 그 제품을 구매하는 고객이 파이프라인에서 머무르는 시간은 이보다 짧거나 길 수 있습니다. 결국 고객이 될 잠재고객은 세일즈 담당자와 더 많이, 더 깊이 소통하면서 Stage를 앞으로 나아갑니다. 또는 그 과정이 순조롭지 않다면 더 많은 고민의 시간이 필요할 수도 있습니다.

따라서 평균적으로 각 Stage 별 ‘전환율’을 파악하게 됩니다. 얼마나 많은 거래가 다음 단계로 넘어갈 수 있는지를 파악하는 것이 중요합니다. 한 달 동안 1단계에서 100개의 Deal이 있었다면, 그다음 2단계로 넘어가는 Deal은 50개, 그리고 마지막 3단계에서 성사되는 Deal은 10개라고 가정해 봅시다.

이때의 전환율은 아래와 같습니다.

1단계 > 2단계 : 50%2단계 > 3단계 : 20%1단계 > 3단계 : 10%
따라서, 한 달 동안 10건의 Deal을 성사시키기 위해서는 한 달간 100건의 Deal이 1단계에서 만들어져야 한다는 것을 알 수 있습니다.

이제 우리가 정한 목표를 달성하기 위해 각 단계별로 필요한 Deal의 수를 파악할 수 있습니다. 우선 매출 목표를 기준으로 생각해 보면, 1년간 120만 원의 매출을 창출해야 하고, 하나에 1만 원 매출을 발생시키는 단일 제품을 판매한다고 가정해 봅시다. 이때 1년간 판매해야 하는 제품은 120개입니다. 그러면 1단계에서 확보해야 하는 Deal은 12,000개가 됩니다.

이 12,000개는 1년간의 목표이므로 12로 나누면 한 달에는 1,000개의 Deal이 1단계에 들어와야 합니다.

1단계  : 연간 12,000개 = 월간 1,000개2단계 : 연간 6,000개 = 월간 500개3단계 : 연간 120개 = 월간 10개
만약 세일즈 팀에 5명이 있다면, 위 수치는 5로 나눠집니다.

위 지표는 예시일 뿐이지만, 다양한 레퍼런스를 찾아볼 수 있습니다. 단계별 전환율을 제대로 측정하려면 HubSpot과 같은 영업 관리 툴을 최소 2달간은 사용하는 것이 필요하다는 것을 알 수 있습니다.

Forecast에서 설정한 목표 대비 달성율을 보여주는 예시
Forecast에서 설정한 목표 대비 달성율을 보여주는 예시

Task

To do(해야 할 일)를 관리하는 방법은 회사, 팀, 개인에 따라 매우 다릅니다. 보통 해야 할 일을 각자의 방식으로 기록하는 것이 일반적입니다. 다이어리에 적기도 하고, 팀 내에서 사용하는 노션에 적기도 합니다. 하지만 이렇게 조직 내에서 각 팀, 개인이 To do를 다른 장소에서 관리하면 문제가 생길 수 있습니다.

대부분의 경우 To do는 특정 고객이나 거래와 관련이 있습니다. 한 명의 고객이나 하나의 거래와 관련된 To do가 모두 하나의 플랫폼에서 보인다면 이 고객이나 거래를 어떻게 관리해야 할지 훨씬 더 정확하게 판단할 수 있습니다.

또한 마감일이 정해진 업무일 경우 오프라인상에서 마감일을 체크하기는 쉽지 않습니다. 그래서 많은 경우 구글 캘린더를 사용하여 마감일 전에 이메일 알림을 받는 식으로 To do를 관리하기도 합니다.

HubSpot의 Task(태스크, 할 일) 기능을 활용하면 어떤 Contact, Company, Deal과 관련된 To do라도 사전 알림을 쉽게 만들 수 있고, 이 To do가 어떤 Object, Asset, 담당자와 관련이 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다.

사용하시는 HubSpot 제품에 따라 특정 상황에 반복적으로 생성되는 Task를 만들거나, Deal이 Sales Stage를 이동함에 따라 각 단계별 Task를 만들 수도 있습니다. 이 Task 역시 Contact, Company, Deal과 마찬가지로 Property에 따라 특정 Task를 필터링하여 볼 수 있고, 마감일이 얼마 남지 않은 Task가 위쪽으로 올라오도록 정렬해서 진행해야 할 업무의 우선순위를 더 쉽게 파악할 수 있습니다.

HubSpot에서 Task를 관리하는 화면 예시
HubSpot에서 Task를 관리하는 화면 예시
HubSpot에서 Task를 관리하는 화면 예시
HubSpot에서 Task를 관리하는 화면 예시

Documents

고객사에 PDF 문서를 전달해야 할 일이 자주 있다면 HubSpot의 Document(도큐먼트, 문서) 기능이 업무 효율을 크게 향상해 줄 수 있습니다. Documents에는 전체 팀이 문서를 공유하고, 이 문서를 고객사에 전달했을 때 어떤 고객사 담당자가 해당 문서를 열람했는지, 열어봤다면 몇 페이지를 몇 초 동안 확인했는지까지 확인할 수 있습니다.

이 측정 지표가 중요한 이유는 일반적으로 우리가 이메일로 문서를 한 번 전달하고 나면 그 뒤에 메일 수신자가 메일은 열어봤는지, 메일에 첨부한 문서는 확인했는지 알 수 있는 방법이 없기 때문입니다. 제품 소개서를 고객사에 메일로 전달했다고 가정해 봅시다. 제품 소개서 안에는 수많은 기능에 대한 이야기가 담겨 있습니다. 고객사에 따라 특별히 관심 가지는 기능이나 소개가 있기 때문에 특정 페이지에 조금 더 많은 시간을 들인다는 것을 확인할 수 있다면 영업 담당자는 다음번 전화나 미팅에서 해당 기능에 대해 집중적으로 설명할 수 있습니다.

고객사는 이 제품이 얼마나 훌륭하고 다양한 기능을 가지고 있는지에는 별로 관심이 없습니다. 고객사가 듣고 싶은 이야기는 그래서 우리의 문제를 이 제품이나 서비스가 얼마나 잘 해결해줄 수 있을 것인지입니다. 따라서 그들에게 관심 있는 이야기에 집중함으로써 우리의 조직이나 제품이 그들의 고민과 문제를 해결해 줄 수 있다는 것을 확인시켜 주는 데에 안성맞춤인 기능입니다.

만약 담당자가 메일은 확인했지만, 첨부된 문서를 확인하지 않았다면 그리고 그 문서가 반드시 확인이 필요한 것이었다면 해당 문서를 다시 확인할 수 있도록 연락을 취할 수 있습니다.

영업 담당자의 입장에서는 Contact과 Deal에서의 히스토리를 확인하여 이 담당자의 주요 관심사는 무엇이고 언제쯤 우리 홈페이지에 방문했으며 메일과 메일의 첨부 자료는 어떤 방식으로 확인했는지 파악할 수 있습니다. 이러한 데이터가 있으면 데이터가 없을 때보다 훨씬 더 유리하게 세일즈 과정을 이끌어갈 수 있습니다.

Document 기능을 활용하면 PDF를 브라우저에서 확인 가능한 링크를 고객에게 전달할 수 있고, 이 링크를 누가 열어봤는지 확인하실 수 있습니다.
Document 기능을 활용하면 PDF를 브라우저에서 확인 가능한 링크를 고객에게 전달할 수 있고, 이 링크를 누가 열어봤는지 확인하실 수 있습니다.
Document 기능을 활용하면 PDF를 브라우저에서 확인 가능한 링크를 고객에게 전달할 수 있고, 이 링크를 누가 열어봤는지 확인하실 수 있습니다.
Document 기능을 활용하면 PDF를 브라우저에서 확인 가능한 링크를 고객에게 전달할 수 있고, 이 링크를 누가 열어봤는지 확인하실 수 있습니다.

Meetings

Meeting(미팅) 기능은 고객사와 약속을 잡는 과정을 훨씬 더 쉽고 빠르게 만들어 줍니다. 일반적으로는 고객과의 약속을 잡기 위해 메일로 소통하는 경우 가능한 시간을 정하기까지 상당히 오랜 시간이 걸립니다. 따라서 대부분은 전화로 연락해서 가능한 날짜와 시간을 조율하는 것을 선호합니다. 하지만 전화를 우리가 걸어야 하는 경우가 대부분이고 고객사에서 미팅을 원해서 먼저 전화를 주는 경우는 드뭅니다.

하지만 미팅을 잡기 위해 고객이 우리가 가능한 날짜와 시간을 쉽게 확인할 수 있다면 고객 쪽에서 미팅을 요청하기가 더 쉬워집니다.

HubSpot의 Meeting 기능을 활용해 미팅 예약 페이지를 구축한 사례
HubSpot의 Meeting 기능을 활용해 미팅 예약 페이지를 구축한 사례

고객의 입장에서는 부담 없이 가능한 날짜와 시간을 예약할 수 있고 이렇게 예약한 기록은 구글 캘린더에 일정으로 추가하는 것까지 가능합니다. 우리 세일즈 팀에서는 고객의 미팅 요청이 있을 때 알림을 받는 것뿐만 아니라 해당 고객과 관련한 Deal을 자동으로 생성하거나 미팅을 신청한 고객에게 미팅 안내 메일을 보낼 수도 있습니다.

미팅을 예약하면 고객 정보도 함께 수집되어 HubSpot에 기록되니 일석이조입니다. 회의를 진행하기 전에 잠재고객에 대해 미리 확인하고 준비할 수 있는 기회를 가지게 되니 영업 성사에 굉장히 유리한 조건을 만들 수 있습니다.

쉽게 공유하고 예약할 수 있는 미팅 링크는 더 많은 미팅을 만드는 데 도움이 되고 브랜딩을 적절하게 반영한 디자인은 우리를 훨씬 전문적인 정보를 제공할 수 있는 사람으로 느끼게 만들어줍니다.

Playbooks

HubSpot의 Playbook(플레이북, 대본)은 영업 담당자가 영업 활동 시에 활용할 수 있는 ‘대본’입니다. 우리 팀에서 고객과 대화할 때 참고할 수 있는 표준화된 메모라고 볼 수 있습니다. 숙련된 시니어 영업 사원이라면 대본 없이도 무엇을 물어봐야 하고, 확인해야 할 정보는 무엇인지 전화상으로 쉽게 파악할 수 있지만 그렇지 않다면 전화를 걸기 전까지 상당한 마음의 준비가 필요할 수 있습니다.

Playbook과 같은 기능을 사용하면 아래와 같이 5가지의 대표적인 장점이 있습니다.

1. 효율 향상 : 담당자마다 다른 프로세스를 획일화하고 간소화해서 영업을 성사시키는 데 필요한 시간과 노력을 줄일 수 있습니다.

2. 일관성 : 모든 팀원이 동일한 프로세스를 따르고 동일한 템플릿을 활용해 메시지를 전달할 수 있으므로 일관된 브랜딩을 고객이 경험하게 합니다.

3. 퍼포먼스 향상 : 효과가 입증된 전략을 바탕으로 Playbook을 만들게 되면 당연히 성사율은 더 높아지게 됩니다.

4. 쉬운 온보딩 : 신입 사원은 영업의 각 단계별로 필요한 질문과 확인해야 할 정보를 일일이 물어보지 않아도 Playbook만으로도 영업 프로세스에 더 빨리 적응할 수 있습니다.

5. 협업 증진 : 영업 단계에 필요한 정보가 중앙 집중화되면 보다 나은 커뮤니케이션 효과를 누릴 수 있습니다.

Playbook은 세일즈 프로세스에 따라 달라지기 마련입니다. 어떤 제품을 판매해야 하는지 어떤 서비스를 제공해야 하는지 세일즈 프로세스가 길거나 짧은지 이 Playbook은 어떤 세일즈 단계에서 사용되는지를 고려해야 합니다.

Playbook을 만들 때는 간단하게 시작해 보는 것이 좋습니다. 대화형 질문을 적극적으로 활용해 ‘제품/서비스 도입에 배정된 예산이 있으신가요?’ 또는 ‘특별히 필요한 기능이 내부적으로 정의되셨나요?’ 와 같이 영업 담당자가 잠재고객과 전화 통화를 할 때 고객의 입장에서 자연스럽게 질문에 답할 수 있도록 구성하는 것이 좋습니다.

Playbook에서는 객관식 답변을 입력하여 쉽게 기록을 남길 수 있습니다. 조직 규모, 예산 규모, 알아보고 있는 제품을 클릭 한 번으로 입력할 수 있습니다. 만약 Sales Enterprise 제품을 사용 중인 HubSpot 사용자라면 이렇게 선택한 항목은 Property로 곧바로 업데이트되기 때문에 전화 통화가 끝난 뒤 다시 메모 내용을 Property로 옮겨 적는 수고를 덜 수 있습니다.

이렇게 만들어진 Playbook은 한 번 만들어 두고 장기적으로 사용하기보다는 시간이 지남에 따라 이를 사용하는 팀원들의 요구 사항을 반영해 진화시키며 진가를 발휘합니다. 첫 번째 버전은 간단하게 만들더라도 두 번째부터는 영업 성사에 더욱 큰 영향을 미치는 중요한 질문과 정보를 담으며 개선시킬 수 있습니다.

매번 전화 때마다 스크립트에 답변을 선택하거나 타이핑할 수 있도록 해주는 Playbook
매번 전화 때마다 스크립트에 답변을 선택하거나 타이핑할 수 있도록 해주는 Playbook

Quotes

세일즈 프로세스에서 필수적인 단계가 ‘견적서를 전달하는 단계’입니다. 물론 HubSpot에서도 견적서를 작성하여 고객사에 전달할 수 있는 기능을 제공하고 있습니다. 견적서를 만드는 과정은 물론 쉬워야 합니다. 몇 번의 클릭만으로 견적을 생성하고 보낼 수 있어야 하고 이 견적서는 세일즈 프로세스, 거래 정보, 고객 정보를 모두 담고 있어야 합니다.

Quote(쿼트, 견적서)의 레이아웃은 사용하는 조직에 따라 다양하기 때문에 필요한 정보를 충분히 담을 수 있어야 하지만 그중 가장 중요한 것은 제품에 대한 라이브러리 제공 여부입니다. 제품과 서비스에 일정한 금액이 정해져 있는 경우 견적서를 만들 때마다 제품에 해당하는 가격을 직접 입력하기보다 이미 만들어 둔 제품 라이브러리에 있는 제품만 선택하면 해당하는 가격이 반영되게 하는 것이 이상적입니다.

매일 많은 견적서를 만들어 고객사에 전달해야 하는 영업팀일수록 견적서에 포함될 제품에 대한 정보를 미리 라이브러리에 등록해 두는 것이 중요합니다. 미리 템플릿을 커스텀해두기만 하면 매번 엑셀이나 PPT 등으로 힘들게 견적서를 만들 필요 없이 견적서를 발송할 고객, 견적서와 관련된 Deal, 견적서에 포함할 제품 세 가지만으로 쉽고 빠르게 견적서를 만드는 기능을 적극 활용하시는 것을 추천드립니다.

HubSpot으로 간단하게 만든 간이 견적서와 제품 금액 입력 화면
HubSpot으로 간단하게 만든 간이 견적서와 제품 금액 입력 화면
HubSpot으로 간단하게 만든 간이 견적서와 제품 금액 입력 화면
HubSpot으로 간단하게 만든 간이 견적서와 제품 금액 입력 화면

Sales Analytics

모든 회사에서는 영업 활동에 대한 분석을 진행합니다. 판매는 어떻게 진행되고 있는지 고객은 이 판매 과정에서 어떤 행동 패턴을 가지고 있는지를 바탕으로 다음번에는 보다 높은 효율로 작동하는 세일즈 프로세스를 구축할 수 있습니다.

1. 분석 대상 선정
Sales Analytics(세일즈 애널리틱스, 영업 분석)를 하기 위해서는 가장 중요한 단계입니다. 분석하려는 세일즈 데이터가 어떤 데이터인지를 파악하지 않으면 세일즈 분석을 할 수 없습니다
세일즈 데이터 분석은 제품, 팀, 담당자 성과 등 굉장히 많은 정보를 제공합니다. 이 중 어떤 세일즈 정보를 분석하고자 하는 것인지 먼저 정의합니다.

2. 구체적이고 측정 가능한 목표
특정 기간 동안 판매된 제품이 다른 기간에 비해 어떻게 다른지를 측정하는 경우를 예로 들 수 있습니다. 최근 한 달 동안 모든 제품을 30% 할인하는 프로모션을 진행했을 경우 그때의 총판매된 제품량, 매출을 이전 한 달과 비교할 수 있습니다.

만약 Deal에 매출뿐 아니라 수익에 대한 정보도 함께 기록해 두고 있었다면 할인 프로모션의 수익적인 성과도 측정할 수 있습니다. 당연하지만 수치로 측정할 수 없는 데이터는 Sales Analytics에서 측정할 수 없으므로 측정하고자 하는 정보가 있다면 이를 미리 Deal Property에 기록해 두는 것이 중요합니다.

3. 데이터 분석 빈도 결정
데이터 측정 주기는 주, 월, 분기, 연별로 보는 것이 일반적입니다. 하지만 특정 기간 동안 세미나, 캠페인(프로모션)을 진행했다면 해당 기간을 포함한 특정 기간 정보를 확인할 필요도 있습니다.

4. 데이터 시각화
HubSpot에서 확인할 데이터와 데이터를 측정할 기간을 모두 정했다면 이제 적합한 그래프, 표 등을 구성할 차례입니다. 특정 기간 동안의 세일즈 데이터를 막대그래프로 볼지 도넛 그래프로 볼지 또는 간단한 표로 보는 것이 좋을지 결정하고 이에 맞게 리포트 등을 구성합니다.

5. 피드백 적용
세일즈 분석은 리포트를 만드는 것이 끝이 아닙니다. 분석한 정보를 토대로 다음번에는 어떤 인사이트를 바탕으로 세일즈 프로세스를 개선할지 어떤 마케팅 캠페인이 효과가 좋았는지 등을 파악해서 보다 효율이 좋은 마케팅 캠페인에 집중하는 등의 다음 개선 사항을 도출합니다.

HubSpot Sales Analytics를 활용해 만든 Report 예시
HubSpot Sales Analytics를 활용해 만든 Report 예시

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김보경 (BK,KIM) / 마름모연구소(M-Tech lab) 대표강사

'B2B 마케팅으로 밥먹고 살기' 저자
허브스팟(HubSpot) 핸드북 가이드' 공동저자

쉬지 않고 일하는 꺼지지 않은 열정의 소유자. CRM 컨설팅, 마케팅 자동화, 구글 SEO 등 전반적인 B2B 마케팅 컨설팅이 가능합니다.

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