마케팅 자동화를 사용하여 웨비나 업무 자동화시키기
코로나는 끝났지만 웨비나에 대한 열기는 아직 식지 않은 것 같습니다.
많은 기업들이 오프라인 이벤트를 진행 할 수 있음에도 불구하고 현재 오프라인 행사와 웨비나를 병행하는 하이브리드 마케팅을 이어나가고 있습니다.
실제로 이벤트와 세미나가 이어지는 4월이지만 오프라인 이벤트 외에 다양한 웨비나들이 여전히 진행되고 있는데,
이벤트를 준비해야 하는 B2B 마케터 입장에서는 웨비나도 일반 오프라인 행사에 못지 않게 들어가게 되기 때문에,
적지 않은 업무 공수가 소요되는 업무입니다.
이번 포스팅에서는 허브스팟(HubSpot)과 같은 마케팅 자동화 솔루션을 활용하여,
웨비나에서 반복되는 업무들을 자동화 시킬 수 있는 노하우들을 소개해 보도록 하겠습니다.
혼자서도 매주 다양한 웨비나를 소화 할 수 있었던 비결은 무엇일까?
마름모연구소에서는 매달 다양한 이벤트를 진행하고 있습니다.
대표적으로 구글 SEO 커뮤니티에서 진행하는 웨비나와 허브스팟 고객들을 위한 ‘허브스팟 물어보세요‘ 그 뿐만이 아닙니다.
IT 세일즈 모임에서 진행하는 B2B 세일즈 포럼까지 다양한 행사들을 진행하고 있습니다.
그런데, 저는 모객부터 행사 마무리까지 큰 공수를 들이지 않고도 매우 쉽게 처리하고 있는데요.
그 이유는 바로 허브스팟(HubSpot)을 활용하여 모객부터 행사 마무리까지 반복되는 과정들을 모두 자동화 시켰기 때문입니다.
마케팅 자동화를 활용하여 구체적으로 어떤 업무를 자동화 시킬 수 있을지 기능별로 상세하게 소개해 보도록 하겠습니다.
1. 웨비나 접수 후 등록확인 메일
웨비나와 같은 이벤트 진행 시 가장 공수가 많이 들어가는 부분이 등록 후 웨비나 링크 전달과 같은 반복되는 업무들입니다.
사실, 이런 업무들은 등록 페이지에서 고객신청 이후 이메일이 자동발송 될 수 있도록 셋팅이 되어야 합니다.
구글 SEO 웨비나를 진행할 때에는 이벤트 페이지에서 등록이 완료됨과 동시에 자동이메일이 발송 될 수 있도록 셋팅하여 등록과 관련된 업무를 상당부분 줄일 수 있습니다.
2. 고객 세분화 리스트 자동화
웨비나를 진행하다 보면 등록된 고객들을 세분화 해야하는 상황이 생깁니다.
예를들어 이벤트 진행전에 참석자와 불참자를 분류하거나 특히 유료행사의 경우에는 결제완료 고객과 미결제 고객을 분류하는 업무들입니다.
해당 업무들은 특정 조건값에 맞게 자동으로 리스트를 분류 할 수 있도록 미리 셋팅해 놓는다면.
실시간으로 고객 리스트가 자동으로 분류되기 때문에 고객선별과 같은 반복되는 업무들을 모두 자동화 시킬 수 있습니다.
3. 행사 리마인더 카카오톡 메시지 발송 (RSVP)
그리고, 여기에서 끝나는 것이 아닙니다.
세미나 등록이 완료 되었다고 하더라도 이벤트전에 카카오톡으로 리마인더 메시지를 보내는 업무들도 자동화 시킬 수 있는데요.
이 과정을 수동으로 하려면?
엑셀로 고객 리스트를 선별하여 메시지 발송 싸이트에서 전수로 등록해줘야 하기 때문에 문자나 카카오톡 메시지를 보내는 것도 은근히 공수가 많이 들어가는 작업입니다.
특히, 문자나 카카오톡 메시지는 한번으로 끝나는 것이 아니라, 행사 7일전과 행사 하루전까지 약 2번정도는 발송해야 하기 때문에 같은 업무가 두번 이상 반복되게 됩니다.
마름모연구소에서는 허브스팟 내에서 카카오톡 메시지를 연동 할 수 있는 프라이빗 앱을 개발했기 때문에,
미리 셋팅만 해주게 된다면? 행사 전에 지정된 메시지를 자동으로 발송 할 수 있어서 전반적인 업무들이 모두 자동화 된다고 보실 수 있습니다.
4. 이벤트 세부 참석내역 및 참석횟수 카운트 자동화
위와 같이 마케팅 자동화 솔루션 내에 있는 워크플로우를 활용하여 행사 종료 후 발송되는 감사 이메일까지 모두 자동화 시킬 수 있는데요.
단순히, 메시지를 보내는 자동화요소 외에도 특정 고객의 이벤트 참석내역이나 참석횟수를 카운트하는 업무까지 자동화 시킬 수 있습니다.
세미나와 이벤트를 복수로 진행하다보면 다수의 행사에 중복으로 참여하는 고객들이 발생되는 경우도 있고,
또, 특정 행사에서 어떤 고객들이 참석했고, 어떤 거래가 발생 되었는지 체크해야 할 상황이 생기기도 합니다.
이런 경우에는 특정 행사 참석내용 기재와 자사에서 진행되는 총 이벤트 참석횟수까지 자동으로 카운트 될 수 있도록 셋팅하여,
이벤트 참석내역과 관련된 다양한 업무들을 자동화 시킬 수 있기 때문에 많은 B2B 마케터분들이 원하는 고객데이터 통합을 이룰 수 있습니다.
반복되는 업무를 자동화하게 되면 좋은점은?
대부분의 B2B 마케터들은 한가지 업무만 진행하는 것이 아니라, 다양한 업무를 병행하는 ‘올라운더 마케터’로 활동하고 있습니다.
많은 마케터분들이 행사준비, 세일즈 지원, 에이전시 관리 등의 반복되는 업무를 진행하다 보면 하루가 금방지나가기 때문에,
브랜딩이나 콘텐츠 마케팅과 같은 업무들은 엄두를 내기가 쉽지 않은데요.
저의 경우에는 한달에 웨비나를 수차례 진행하면서도 반복되는 업무를 모두 자동화 시켰기 때문에,
남는 시간에 ‘콘텐츠 마케팅’이나 ‘브랜딩’과 같이 마케팅의 본질적인 부분에 더 많은 시간을 투자 할 수 있게 되었습니다.
