허브스팟 인박스(Inbox)에 대한 이해

고객의 메시지를 통합하여 관리 할 수 있는 허브스팟 인박스 알아보기

허브스팟 인박스는 이메일로 들어오는 데이터를 통째로 연동할 수 있는 기능입니다.
특정 이메일을 인박스에 완전 연동하게 되면 해당 이메일로 들어오는 모든 데이터를 CRM과 연동할 수 있습니다. 특정 이메일을 인박스에 연동하게 된다면, 2가지 효과가 있습니다.

1. 특정 이메일이 인박스에 들어오는 순간 이메일 주소를 기준으로 컨택이 자동 저장됩니다.
따라서, CRM에 데이터를 자동으로 연동시킬 수 있다는 장점이 있습니다.

2. CRM 플랫폼에 이메일 데이터가 자동으로 연동되다보니 특정 고객 데이터를 팀 내에서 공유할 수 있다는 장점이 있습니다.

허브스팟 인박스(Inbox)에 대한 이해
허브스팟 인박스(Inbox)에 대한 이해

그리고, 허브스팟에 있는 인박스 기능은 단순히 이메일만 연동하여 사용할 수 있는 것은 아닙니다. 일반적으로 구글 워크스페이스 기반의 플랫폼에서 만든 이메일의 경우 클릭 몇 번만으로 연동할 수 있어서, 인박스에 이메일을 가장 많이 연결해서 사용하지만, 챗봇이나 페이스북 메신저의 메시지와도 연결해서 사용할 수 있습니다.

즉, 인박스를 사용하게 된다면?
고객과 접점이 있는 다양한 채널들의 메시지를 일원화해서 사용하실 수 있습니다.
그리고, 허브스팟에는 다양한 이메일 연동이 가능합니다. 우선 인박스에 연동하는 이메일이 있고, 또 개인 활용 및 알림 설정을 위한 이메일 연동이 있습니다. 그리고, 자동 이메일 및 뉴스레터 연동에 필요한 이메일이 있습니다. 따라서, 그 차이를 명확하게 이해할 필요가 있습니다.

허브스팟 인박스에 연동하는 이메일의 경우에는 보통 개인 메일을 연동 하지는 않습니다. 왜냐하면, 인사고과나 급여명세서, 그리고 개인적으로 고객과 커뮤니케이션하는 내용 등을 플랫폼 전체에 공유하기 애매한 내용들이 포함되어 있기 때문입니다. 따라서, 인박스에는 팀 메일이나 서포트(Suport)와 같이 팀 내에서 공용으로 사용하는 이메일을 주로 연동해서 사용합니다.

허브스팟에서 특정 연락처(Contacts)가 CRM에 저장되는 원리는 간단합니다.
특정 이메일에 숨은 참조(BCC, blind carbon copy)로 허브스팟 CRM과 연동되어 있는 이메일이 기재되어 있으면, 해당 이메일에 받는 사람(To)에 기재된 이메일이 허브스팟 CRM에 저장되는 구조입니다.

따라서, 크롬 브라우저에서 지메일로 이메일을 열람하는 경우에는 크롬 확장프로그램을 통해서 자동으로 BCC를 지정할 수도 있고, 아웃룩을 사용하는 경우에도 별도의 허브스팟과 연동되는 부가 기능(Addon)을 사용하여 BCC를 지정할 수 있습니다. 그리고, 허브스팟 CRM에 컨택이 저장되는 원리가 숨은 참조 기능을 사용하는 것이기 때문에 허브스팟 CRM에 할당되어 있는 BCC 주소를 직접 기재하는 것도 도움이 됩니다.

[참고 자료] 이메일을 발송할 때 허브스팟 BCC를 자동으로 지정 할 수 있는 방법
[참고 자료] 허브스팟에 할당되어 있는 BCC 주소를 직접 기재하기

고객의 이메일주소와 메시지가 인박스에 연동되는 경우의 수는 아래의 그림으로 표현할 수 있습니다.

1. 고객이 인박스에 연동된 이메일로 메일을 보내게 되면 인박스에 메일이 저장되어 CRM에 접속하는 구성원 누구나 히스토리를 열람할 수 있습니다.

2. 다만, 인박스에 완전 연동 되어 있는 메일이라면 해당 이메일 주소로 이메일을 발송하는 것만으로도 인박스에 메시지가 저장됩니다. 인박스에 완전 연동 되어 있는 이메일이 아닌 경우에 CRM 플랫폼에 이메일 히스토리를 연동하기 위해서는 고객이 보내는 허브스팟 이메일에 허브스팟 BCC 이메일이 숨은 참조로 포함되어야 특정 컨택의 이메일 히스토리에 이메일 내용이 저장되게 됩니다.

* 본문에서 언급하는 인박스는 Conversation -> Inbox에 있는 항목을 지칭하는 것입니다.
* 본문에서 언급하는 이메일 히스토리는 허브스팟 Contacts 항목의 CRM 데이터에 저장되는 이메일 히스토리입니다.

허브스팟 인박스(Inbox)에 대한 이해
허브스팟 인박스(Inbox)에 대한 이해

3. 따라서 조직원 개인이 특정 이메일 히스토리를 허브스팟 CRM에 저장하고 싶을 때에는 원하는 이메일만 선별적으로 BCC 이메일을 추가하여 이메일 커뮤니케이션을 진행하는 것이 효율적입니다.

4. 그리고, 부서 전체에 공유되어야 하는 공용 메일은 인박스에 연동해서 플랫폼 내에서 누구나 이메일을 열람할 수 있도록 관리하고 있습니다.

위와 같이 허브스팟 시스템을 이해 하신다면, 인박스 기능과 허브스팟 CRM의 컨택 내에 저장되는 이메일 히스토리를 혼동 없이 사용하실 수 있을 것입니다.

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김보경 (BK,KIM) / 마름모연구소(M-Tech lab) 대표강사

'B2B 마케팅으로 밥먹고 살기' 저자
허브스팟(HubSpot) 핸드북 가이드' 공동저자

쉬지 않고 일하는 꺼지지 않은 열정의 소유자. CRM 컨설팅, 마케팅 자동화, 구글 SEO 등 전반적인 B2B 마케팅 컨설팅이 가능합니다.

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